ARCHIWUM DOKUMENTÓW

System spełnia doskonale rolę archiwum dokumentów. Wyposażony jest w szeroką gamę funkcji wspierających proces archiwizacji. System umożliwia przechowywanie wszelkich dokumentów. Każdy dokument w chwili rejestrowania otrzymuje informację o typie dokumentu, który to symbol decyduje o sposobie dalszego postępowania z takim dokumentem. Rejestrując dokument wprowadzana jest jednocześnie informacja o miejscu jego przechowywaniu w wersji papierowej. System obsługuje również proces wypożyczenia dokumentu źródłowego. Dzięki temu otrzymujemy informację o osobach otrzymujących dostęp do dokumentu i jego aktualnym miejscu przechowywania. System zarządza również rejestrami dokumentów. Dokument do archiwum wprowadzany jest z chwilą jego zdefiniowania w systemie i nie są wymagane do tego żadne dodatkowe czynności. Od tej pory osoba, która wprowadziła dokument do systemu posiada do niego dostęp z poziomu archiwum. To czy będą mogli z niego korzystać inni użytkownicy będzie zależeć od nadanych uprawnień. Wykorzystanie systemu powoduje, że dokumenty są bezpieczne.

Dokument zarejestrowany w systemie nie może być z niego usunięty. Dla dokumentów skanowanych wykorzystywana jest opcja rozpoznawania tekstu. Wraz z obrazem dokumentu zapisywana jest jego treść. Dzięki temu mamy możliwość wyszukiwania dokumentów po ich zawartości. W ten sposób uzyskujemy łatwy dostęp do dokumentów. Z opcji tej wyłączone są dokumenty, które przechowywane są jako zaszyfrowane. System przechowuje również informacje o zmianach wprowadzanych do dokumentów. Zakres tych informacji obejmuje poprzednie wersje dokumentów, informacje o autorach zmian oraz czasie ich wprowadzania. System posiada również opcje umożliwiającą porównanie wersji dokumentów w celu wykrycia zmienionych elementów.

Wprowadzane do systemu dokumenty otrzymują odpowiednia klasę ochrony. Użytkownik może otrzymać dostęp do dokumentu jeśli jego klasa ochrony jest co najmniej taka jaką posiada dokument. Aby użytkownik otrzymał dostęp do dokumenty nie wystarcza posiadanie odpowiedniej klasy ochrony. Uprawnienie dostępu do dokumentu musi zostać nadane przez innego użytkownika, który z kolei musi posiadać uprawnienia do nadawania uprawnień do dokumentu. Wykorzystując zasadę ograniczonego dostępu do dokumentu użytkownik może wyszukiwać w archiwum wyłącznie dokumenty do których ma nadane prawa dostępu.