OBIEG DOKUMENTÓW I INFORMACJI

System Infos.net stanowi platformę wymiany informacji w firmie. System ten ma za zadanie zorganizowanie i ułatwienie procesów związanych z:
- tworzeniem dokumentów/informacji
- rejestracją dokumentów/informacji zewnętrznych 
- obiegiem dokumentów/informacji w firmie
- wyszukiwaniem dokumentów/informacji
- udostępnianiem dokumentów/informacji
- pracę grupową
- nadzorem nad realizacją. 

System Obiegu Dokumentów i Informacji Infos.net został stworzony w celu usprawnienia procedur przekazywania oraz udostępniania informacji w firmie. Zadaniem systemu jest zminimalizowanie czasu obiegu dokumentów. Dokumenty przechowywane są w centralnej bazie danych systemu. System rejestruje wszystkie zdarzenia dotyczące dokumentu i tworzy historię zmian jego treści oraz udostępniania.

System spełnia ważną rolę w funkcjonowaniu firmy, organizuje pracę sekretariatów, biur zarządu oraz wszystkich wydziałów. Udostępnia dokumenty przychodzące z zewnątrz oraz tworzone w firmie. Umożliwia generowanie, tworzenie i przesyłanie formularzy, wniosków, podań i różnego rodzaju raportów według potrzeb użytkowników i firmy. Dla rutynowych spraw możliwe jest zdefiniowanie procedur obiegu dokumentów, które spowodują, że sprawy załatwiane będą w ściśle określony sposób oraz możliwa będzie kontrola terminów realizacji.

W celu zapewnienia optymalnej pracy systemu, system przechowuje informacje o strukturze organizacyjnej firmy oraz o rodzajach dokumentów stosowanych w firmie. Umożliwia to stworzenie odpowiednich klas ochrony, stopni poufności oraz pozwala na klasyfikację dokumentów w zależności od spełnianej przez nie funkcji.

System Infos.net jest bardzo elastycznym narzędziem umożliwiającym wprowadzanie wielu modyfikacji ustawień w trakcie funkcjonowania systemu. W zależności od zachodzących zmian organizacyjnych w firmie i potrzeb użytkowników dozwolone jest rozwijanie stworzonych struktur organizacyjnych, typów dokumentów i formularzy.

System Obieg Dokumentów Infos.net pozwala na realizację idei „biura bez papierów” z zachowaniem pełnej kontroli nad dostępem do dokumentów. System wspomagając funkcjonowanie systemów jakości wydatnie sprzyja polepszeniu organizacji pracy oraz integracji przedsiębiorstwa.

DOKUMENT

Dokument jest podstawowym nośnikiem informacji. Zbudowany jest z elementów tworzących jego metrykę oraz elementów zawierających właściwą jego treść. Treść dokumentu może być prezentowana za pomocą formatek, pól edycyjnych, notatek, załączników, dyskusji.

Podczas operacji tworzenia dokumentu należy określić wartości inicjujące dla dokumentu. Najważniejsze z nich to typ i podtyp nowego dokumentu. Są to składniki dokumentu warunkujące dalszy sposób postępowania z dokumentem. Opcjonalnie można na tym etapie ustawić dodatkowo: listę słów kluczowych, załączniki, tytuł, folder, w którym ma być umieszczony dokument. Do danego podtypu przypisywane są tytuł dokumentu, dopuszczalne typy załączników, zestaw pól formatek. Podtyp natomiast stanowi uszczegółowienie typu. Przykład: typ: Dokumenty normatywne, podtypy: Instrukcja, Uchwała, Zarządzenie. Tworzenie dokumentu może odbywać się na podstawie wcześniej zdefiniowanych profili. Profile można definiować dla całego systemu, konkretnej struktury organizacyjne oraz na skrzynkę użytkownika.

STRUKTURY ORGANIZACYJNE

System umożliwia zdefiniowanie struktury organizacyjnej wraz z listą pracowników i stanowisk występujących w poszczególnych komórkach. Wyróżnienie obiektów w postaci stanowisk i pracowników daje dużą elastyczność w zakresie udostępniania dokumentów. Nadanie uprawnień do dokumentu dla stanowiska stwarza możliwości w zakresie udostępnienia zasobów informacyjnych innej osobie w przypadku zastępstwa lub przejęcia stanowiska na stałe.

WYSYŁANIE DOKUMENTU

Wysłanie dokumentu oznacza wysłanie powiadomienia z linkiem do dokumentu. Wysłanie dokumentu może wiązać się z przekazaniem uprawnień do tego dokumentu, do odczytu lub do edycji. W sysW systemie wyróżnione są dwa rodzaje wysyłek: wysyłka wewnętrzna – przesłanie dokumentu w formie elektronicznej, w ramach struktury organizacyjnej lub pomiędzy dwoma strukturami, z których przynajmniej jedna nie jest strukturą organizacyjną wysyłka zewnętrzna – przesłanie na zewnątrz systemu lub między strukturami organizacyjnymi zarejestrowanymi w systemie. W celu ułatwienia wykonania operacji wysyłania dokumentów system umożliwia definiowanie list wysyłkowych, które następnie mogą być wykorzystywane przy wysyłaniu dokumentów.

WYSZUKIWANIE DOKUMENTU

System pozwala na wyszukanie skrótów do dokumentów według kryteriów wyznaczonych przez użytkownika. Wyszukiwanie informacji dostępne nie tylko po elementach dokumentu dostępnych bezpośrednio w systemie, ale także występujących w treści załączników dzięki zastosowaniu wyszukiwania pełnotekstowego. Możliwość przypisania dokumentu do kontrahenta pozwala również na wyszukiwanie dokumentów związanych z wybranym kontrahentem.

LOGICZNE POWIĄZANIA DOKUMNETÓW

System prezentuje w postaci drzewa powiązania dokumentu z innymi dokumentami. W ten sposób uzyskujemy możliwość łatwego nawigowania pomiędzy dokumentami. Dotarcie do właściwej informacji jest łatwiejsze.

KOLEKCJONOWANIE DOKUMENTÓW

Polega na tworzeniu folderów, które mogą przyjąć strukturę drzewiastą, w których użytkownik może przechowywać dokumenty. Infos.net umożliwia definiowanie dowolnej liczby folderów i pozwala na przyporządkowanie dokumentów do kilku różnych folderów. Np. ten sam dokument może być umieszczony w skoroszycie „ISO” jak i również „Wiedza i praktyka”. Umieszczenie dokumentu w kilku folderach nie powoduje jego powielenia, a polega na logicznym powiązaniu dokumentu z danym folderem.

Rejestrowanie dokumentów folderach wpływa zdecydowanie na poprawę efektywności pracy, przyspiesza dostęp do informacji. Funkcjonalność systemu pozwalająca na udostępnianiu innym użytkownikom folderów przyspiesza również proces dystrybucji informacji w firmie. Istnieje również możliwość zakładania tzw. folderów systemowych, dla których można zdefiniować widoki czyli warunki jakie mają spełnić dokumenty, które mają być prezentowane w takim folderze.

System dostarcza funkcjonalność pozwalająca na wymianę informacji związanych z danym dokumentem. Funkcjonalność ta zapewnia gromadzenie wszelkich danych, wymiany poglądów związanych z danym projektem. W ten sposób otrzymujemy chronologiczną listę notatek dokumentujących pracę nad dokumentem, sprawą. W wymianie poglądów mogą uczestniczyć osoby, które nie mają formalnego dostępu do głównego dokumentu, a uczestniczą jedynie w pracach związanych z danym wątkiem.

MONITOROWANIE CYKLU ŻYCIA DOKUMENTU

W systemie istnieje możliwość odtwarzania historii stanu dokumentów. Opcja ta pozwala prześledzić w porządku chronologicznym jak zmieniany był stan dokumentu i kto tego dokonał. Istnieje również funkcja systemu pozwalająca sprawdzić, do jakich skrzynek, kiedy i skąd trafił dany dokument. Monitorowanie cyklu życia dokumentu umożliwia kontrolę jakości i terminowości pracy wykonywanej przez pracowników.